In modernen Unternehmen ist es gängige Praxis, Mitarbeitenden Firmenwagen auch zur privaten Nutzung zu überlassen.
Genutzt werden die Fahrzeuge etwa für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, für Fahrten ohne Bezug zum Unternehmen oder schlicht in Notfällen (z. B. Fahrt ins Krankenhaus, zu einer Beerdigung usw.). Nicht selten wird dasselbe Fahrzeug zudem regelmäßig von mehreren Personen gefahren.
Daraus ergibt sich das Problem, dienstliche und private Nutzung voneinander zu trennen – denn bisher war es äußerst schwierig, ein genaues Bild der Fahrzeugnutzung zu erhalten.
Nutzt ein Mitarbeitender einen Firmenwagen privat, entstehen zusätzliche Kosten (Kraftstoff, Wartung, Reinigung usw.), die nicht zu den Verpflichtungen des Unternehmens gehören.
Für eine saubere Trennung braucht es eine stets aktuelle, automatische Auswertung, um Verzögerungen, Ungenauigkeiten und menschliche Fehler zu vermeiden.
Vor diesem Hintergrund bietet Skytrack in der Plattform GPRS die Option Privat-/Geschäftsfahrtmodus.
Unsere Lösung
Der Privat-/Geschäftsfahrtmodus ist eine einfache Funktion der GPS-Ortung von Skytrack, mit der Fahrer und Fuhrparkleiter die GPS-Ortung eines Fahrzeugs vorübergehend ausblenden können, wenn Mitarbeitende (Fahrer) es privat nutzen.
Die wichtigsten Eckpunkte der Lösung:
- Erfassung der Mitarbeitenden während der Arbeitszeit und Aktivierung des Privatmodus nach Feierabend.
- Überwachung in bestimmten geografischen Gebieten und/oder Ausnahme von Mitarbeitenden beim Betreten oder Verlassen dieser Gebiete.
Wie funktioniert es?
Ist der Geschäftsfahrtmodus aktiv, überwacht und erfasst GPRS automatisch alle festgelegten Fahrzeugereignisse.
Ist der Privatfahrtmodus aktiv, werden bestimmte Ereignisse NICHT erfasst (auch GPS Data Masking genannt), etwa der Standort und die Geschwindigkeit des Fahrzeugs.
Andere, nicht personenbezogene Daten können weiterhin erfasst werden, soweit sie für die Kostentrennung beim Fahrzeug nötig sind, etwa die bei privater Nutzung insgesamt zurückgelegte Strecke.
Der Privatfahrtmodus lässt sich auf verschiedene Weise aktivieren, etwa über eine Taste im Fahrzeug, per SMS-Befehl oder über die GPRS-App von Skytrack. Je nach Bedarf können Fahrer und Fuhrparkmanagement auf diese Funktion zugreifen.
Auch automatische Sicherheitsmechanismen stehen zur Verfügung. So kann ein privates Fahrprofil sich etwa automatisch deaktivieren, wenn das Fahrzeug abgeschleppt, die Batterie abgeklemmt, das Fahrzeug gestohlen wird oder einen Unfall hat – damit das Unternehmen sofort informiert wird.
Erfassung und Alarme in GPRS lassen sich an die Abläufe und Anforderungen jedes Unternehmens anpassen – für die Einhaltung europäischer Rechtsvorschriften, die Sicherheit der Fahrzeuge und den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeitenden.
